كيف تنسخ بيانات شركتك احتياطيًا حتى لا يكون تلف اللابتوب كارثة

القاعدة التي تحل تسعين بالمئة من الحالات: ثلاث نسخ

احتفظ بثلاث نسخ من بياناتك المهمة: النسخة التي تعمل عليها، ونسخة على جهاز آخر في نفس المكان، ونسخة خارج المكان. الأولى تُفقد عندما يتلف اللابتوب. الثانية تُفقد مع الحريق أو السرقة أو فيروس الفدية الذي ينتشر في الشبكة. الثالثة هي التي تنقذك حين يحدث كل ذلك معًا.

في شركة صغيرة هذا يعني عمليًا: الملفات على اللابتوب، ونسخة تلقائية على قرص شبكي أو قرص خارجي في المكتب، ونسخة سحابية.

ماذا تنسخ أولًا

ابدأ بما لا يمكن إعادته: الفواتير والعقود وملفات المحاسبة وبيانات العملاء وقاعدة بيانات نظام نقاط البيع أو العيادة. ثم المستندات اليومية. وأخيرًا البرامج، وهذه يمكن إعادة تثبيتها.

اكتب قائمة بالمجلدات التي تحتوي هذه الأشياء وأي جهاز هي عليه. ستتفاجأ بأن نصفها على لابتوب شخص واحد وفي مجلد «سطح المكتب». ولا تنسَ ما على الهواتف: جهات الاتصال ومحادثات واتساب مع العملاء كثيرًا ما تكون سجل الطلبات الوحيد.

الإعداد العملي في أربع خطوات

1. 1

   انقل الملفات اليومية إلى السحابة

   OneDrive أو Google Drive مع اشتراك الشركة. المجلد يبدو عاديًا على الجهاز، لكنه يُحفظ في السحابة مع كل تعديل ويحتفظ بالنسخ السابقة ثلاثين يومًا تقريبًا. هذه وحدها تحل مشكلة اللابتوب التالف.

2. 2

   أضف نسخة ليلية لقواعد البيانات

   برنامج المحاسبة ونظام نقاط البيع والعيادة تحفظ بياناتها في قاعدة بيانات لا تُنسخ كملف عادي. اضبط النسخ الليلي داخل البرنامج نفسه إلى مجلد يُرفع بدوره إلى السحابة.

3. 3

   قرص محلي للاستعادة السريعة

   قرص شبكي صغير في المكتب يأخذ نسخة كاملة من كل الأجهزة. الاستعادة منه أسرع بكثير من الإنترنت عندما تحتاج مئة جيجابايت في صباح مستعجل.

4. 4

   اختبر الاستعادة كل ثلاثة أشهر

   اختر ملفًا واحدًا من الشهر الماضي وأعد تنزيله من النسخة الاحتياطية. إن لم تستطع، فليست لديك نسخة احتياطية، مهما قالت الشاشة.

الأخطاء التي نراها في كل شركة تقريبًا

قرص خارجي موصول دائمًا بنفس الجهاز: فيروس الفدية يشفّره مع الأصل. ونسخة احتياطية ضُبطت قبل سنتين ثم امتلأ القرص وتوقفت بصمت، ولا أحد ينظر إلى الرسالة. وبريد الشركة يُعتبر أرشيفًا، بينما حذف حساب موظف مغادر يحذف كل مراسلاته.

والخطأ الأكبر: الاعتقاد بأن الملفات في OneDrive أو Drive لا تحتاج إلى شيء آخر. المزامنة تنقل الحذف أيضًا: ملف حُذف بالخطأ يُحذف من السحابة بعد ثلاثين يومًا من كل مكان. النسخة الثالثة الحقيقية مستقلة عن المزامنة.

كم يكلف هذا

لشركة من عشرة موظفين: اشتراك السحابة موجود غالبًا ضمن Microsoft 365 أو Google Workspace بلا تكلفة إضافية، والقرص الشبكي المحلي يُشترى مرة واحدة بسعر لابتوب متوسط، والإعداد والاختبار ساعات عمل محدودة. أقل من ثمن استعادة بيانات قرص تالف مرة واحدة، إن نجحت أصلًا. وإذا كانت بياناتك في نظام سحابي كنقاط البيع، فاسأل المزود عن سياسة الاحتفاظ وكيف تحصل على نسخة لنفسك.

خدمات ذات صلة

ضبط النسخ الثلاث واختبار الاستعادة ومراقبة النسخ شهريًا ضمن الدعم التقني عن بُعد وفي الموقع في المدينة المنورة. وإذا تلف الجهاز وتحتاج إلى استعادة ما عليه، فهذا من عمل صيانة الكمبيوتر واللابتوب في المدينة المنورة.