معظم مشاكل المكاتب صغيرة ومستمرة: صندوق بريد توقف عن المزامنة، مجلد مشترك لا يستطيع أحدهم فتحه، طابعة غير متصلة مرة أخرى، موظف جديد بلا شيء يعمل عليه. نصلحها عن بُعد خلال دقائق، وللمكاتب المشغولة نتولى التقنية كلها في باقة شهرية حتى لا يضطر أحد في فريقك لأن يكون مسؤول التقنية. ونوثق كل تغيير حتى لا يعتمد مكتبك على ذاكرة شخص واحد.
مشاكل نصلحها في المكاتب والوكالات كل أسبوع
- البريد لا يزامن، أو صندوق بريد ممتلئ. Outlook عالق على التحديث، رسائل تصل إلى الهاتف ولا تصل إلى اللابتوب، صندوق بحجم 50 جيجابايت يرفض استقبال البريد. نصلح الحساب، ونؤرشف ما يحتاج أرشفة، ونضبط القواعد ليبقى الوضع سليمًا.
- أحدهم لا يستطيع فتح المجلد المشترك. صلاحيات ضبطها شخص غادر الشركة. نرتب المجلدات المشتركة في هيكل منطقي ونمنح الوصول حسب الدور لا بالتخمين.
- اللابتوب بطيء جدًا على Teams أو Zoom. مراوح تزأر، فيديو يتجمد، لابتوب يعيد التشغيل أثناء مكالمة مع عميل. ترقية SSD والذاكرة، أو لابتوب بديل مجهز مع نقل كل شيء إليه.
- الطابعة غير متصلة، مرة أخرى. آلة النسخ في المكتب تخرج من الشبكة بعد كل إعادة تشغيل للراوتر. نعطيها عنوانًا ثابتًا، ونعيد تثبيتها بشكل صحيح على كل جهاز، ونضبط المسح إلى البريد لتعمل فحسب.
- الموظفون من المنزل لا يصلون إلى الملفات. VPN لم يُجهز أصلًا، أو توقف بعد أن غيّر مزود الإنترنت شيئًا. نجهز وصولًا آمنًا عن بُعد ليعمل الفريق من أي مكان بنفس الملفات.
- موظف جديد بلا لابتوب ولا بريد ولا صلاحيات. أحدهم يبدأ يوم الأحد ويقضي يومه في الانتظار. في الباقة، نجهز اللابتوب وصندوق البريد والمجلدات المشتركة والطابعات قبل صباحه الأول، ونوقف كل شيء في اليوم الذي يغادر فيه أحدهم.
- بريد مريب، أو حساب تم الاستيلاء عليه. تصيّد يبدو كفاتورة من مورد، أو كلمة مرور تسربت. نقفل الحساب، ونفعّل التحقق بخطوتين للجميع، ونُري الفريق ما يجب الانتباه له.
ما نجهزه ونعتني به في المكتب
- أجهزة اللابتوب والمكتبية والشاشات. أجهزة بمواصفات الأعمال ضمن ميزانيتك، مجهزة قبل التسليم، مع نقل البيانات من الجهاز القديم وقائمة بكل جهاز وترخيص.
- البريد والملفات على Microsoft 365 أو Google Workspace. بريد على نطاقك الخاص، ومجلدات مشتركة بصلاحيات منطقية، وTeams أو Meet، وتراخيص مُدارة لتدفع مقابل ما تستخدمه فقط.
- الشبكة والواي فاي والجدار الناري. مكاتب سلكية، وواي فاي يغطي غرفة الاجتماعات، وواي فاي ضيوف منفصل، وجدار ناري بين المكتب والإنترنت.
- الوصول عن بُعد. VPN أو وصول سحابي آمن ليصل الموظفون إلى نفس الملفات من المنزل أو من موقع العميل.
- الطابعات وغرف الاجتماعات. آلات نسخ مشتركة مع كل جهاز مع المسح إلى البريد، وشاشة غرفة الاجتماعات التي تتصل بأي لابتوب بخطوة واحدة.
- النسخ الاحتياطي والأمان. ملفات تُنسخ احتياطيًا كل ليلة، ومكافح فيروسات على كل جهاز، وتحقق بخطوتين على كل حساب، وفحص شهري يؤكد أن كل ذلك ما زال يعمل.
كم نستغرق للرد في المكتب
راسلنا ويرد عليك مهندس خلال 5 دقائق. معظم أعطال المكاتب، من صندوق بريد عالق إلى طابعة غير متصلة، تُصلح عن بُعد خلال 15 دقيقة تقريبًا بينما يواصل الموظف عملًا آخر. ومعظم الطلبات تُغلق في نفس المكالمة.
أعطال الأجهزة تحصل على زيارة في نفس اليوم. والمكاتب المشتركة في باقة شهرية تحصل أيضًا على زيارات ميدانية محددة، وأولوية قبل الطابور، وفحص شهري لكل جهاز وللشبكة، فتُكتشف الأمور الصغيرة قبل أن تقاطع أحدًا.
ولأن معظم أعمال المكاتب تتم عن بُعد، نادرًا ما تحتاج إلى انتظار مهندس عند بابك: الحل يبدأ من أول رسالة.
أسئلة يطرحها مديرو المكاتب
هل تكونون قسم التقنية لدينا دون أن نوظف أحدًا؟
نعم. هذا ما صُممت له باقتا الدعم الشهري والإدارة الكاملة: دعم عن بُعد غير محدود، وزيارات ميدانية محددة، وتجهيز الموظفين الجدد من اليوم الأول، وقائمة كاملة بأجهزتك وتراخيصك. تحصل على فريق بأقل من راتب واحد.
كيف تجهزون موظفًا جديدًا؟
أخبرنا بتاريخ البدء. نجهز اللابتوب، وننشئ صندوق البريد، ونضيف المجلدات المشتركة والطابعات، ونسلّم جهازًا جاهزًا للعمل. وعندما يغادر أحدهم نزيل وصوله في نفس اليوم ونحتفظ بملفاته لك.
هل يمكننا الانتقال من Gmail إلى Microsoft 365 دون فقدان البريد؟
نعم. نخطط التحويل ليستمر تدفق البريد، وننقل كل صندوق وتقويم، عادةً خلال الليل، وندعم الفريق في الصباح الأول.
هل تدعمون أجهزة Mac إلى جانب Windows؟
نعم. المكاتب المختلطة أمر طبيعي. ندعم أجهزة لابتوب Windows وMac، والطابعات والبريد والملفات المشتركة التي يستخدمها الجميع، ونعتني بالهواتف الجوالة المرتبطة ببريد الشركة أيضًا.
الخدمات خلف الدعم التقني للمكاتب
عمل المكاتب يعتمد على دعم Microsoft 365 في السعودية للبريد والملفات، والدعم التقني عن بُعد وفي الموقع في المدينة المنورة للأعطال اليومية، والتمديدات الشبكية المنظمة في المدينة المنورة عندما تنتقل أو تفتح مكتبًا جديدًا.